Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa

PROWADZONE REJESTRY, EWIDENCJE I ARCHIWA ORAZ SPOSOBY I ZASADY UDOSTEPNIANIA DANYCH W NICH ZAWARTYCH

Rejestry, ewidencje oraz wykazy prowadzone są w oparciu o:

  • zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. , ze zmianami w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych i innych działów administracji sądowej. (Dz.Urz. MS.03.5.22) a przepisy archiwalne w oparciu o:
  • przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych(Dz.U. Nr 46,poz. 443),
  • zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30.12.1985r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz.Urz.MS. Nr 8,poz.55).

W celu przejrzystej ewidencji pism i dokumentacji sądowej sekretariaty prowadzą następujące urządzenia ewidencyjne:

  •  repertoria,
  • wykazy,
  • kartoteki ( zbiory kart)
  • zbiory wokand,
  • księgi pomocnicze.

Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze , zwane dalej księgami biurowymi, prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Sprawy nie podlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach. Wykazy prowadzi się dla pism i czynności sądowych, które nie podlegając wpisowi do innych urządzeń ewidencyjnych.

Zarejestrowanie sprawy następuje poprzez wpisanie do repertorium i skorowidza alfabetycznego- numerowego pisma wszczynającego postępowanie.

Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Ułożone w porządku chronologicznym wokandy przechowywane są 
przez okres 2 lat.

W postępowaniu wykonawczym określone czynności sądu ewidencjonowane są nakartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których – zgodnie z treścią orzeczenia- czynności te podlegają wykonaniu. Zbiór założonych kart stanowi kartotekę.

Do ksiąg pomocniczych zalicza się  prowadzone przez sekretariaty sądowe kontrolki:

  • wysłanych akt,
  • terminowego sporządzania uzasadnień, orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych.;  
    w kontrolce tej ewidencjonuje się wszystkie czynności sądu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonania.
  • księgę przechowywanych przedmiotów, do której wpisuje się przedmioty oddane 
    na przechowanie, a których nie można dołączyć do akt sprawy.

Ewidencja spraw z zakresu administracji i nadzoru ( sekretariat prezesa) prowadzona jest w systemie bezdziennikowym – rejestrowym opartym na rzeczowym wykazie akt ustalonym w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym. Sprawę rejestruje się w spisie spraw tylko jeden raz na podstawie pisma otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną ( sprawa wszczęta „z urzędu”). Wypisy, zaświadczenia, odpisy itp. wydane na podstawie akt oznacza się znakiem sprawy oraz datą wydania, o wydaniu z akt dokumentu sporządza się adnotację pod którą umieszcza się potwierdzenie odbioru osoby zainteresowanej lub adnotację o wysłaniu pisma. Znak sprawy składa się z następujących elementów:

1.     symbolu literowego oznaczającego komórkę organizacyjną w której sprawa 
jest załatwiana,

2.     oddzielonego łącznikiem „-„liczbowego symbolu hasła klasyfikacyjnego sprawy, zgodnie z wykazem akt,

3.     oddzielonego łącznikiem „-„ kolejnego numeru porządkowego pod którym sprawa została zarejestrowana w „spisie spraw”

4.     oddzielonych znakiem łamania – dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, 
w którym sprawa została wpisana.

Przykładowy znak sprawy A- 011-25/07

Każdemu „spisowi spraw” odpowiada odrębna „teczka aktowa” w której przechowuje się akta spraw ostatecznie załatwionych. Teczki aktowe przechowuje się we właściwych komórkach 
przez okres dwóch lat, licząc od roku następnym po roku w którym teczkę założono, a następnie przekazuje się ją do archiwum zakładowego. „Spisy spraw” przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez okres 15 lat. Dla kontroli załatwienia szczególnie ważnych lub terminowych spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzi się terminarze.

Ewidencję spraw dyscyplinarnych prowadzi się w repertoriach: „SD” – dla sędziów i asesorów sądowych pełniących czynności sędziowskie, „KD” dla kuratorów sądowych i „UD” dla urzędników sądowych.

O dostępie zainteresowanych osób do informacji znajdujących się w posiadaniu sądu rejonowego każdorazowo decyduje ,na wniosek zainteresowanego, Prezes Sądu lub Wiceprezes Sądu w zakresie swojego działania, bądź upoważniona przez nich osoba. Udostępnienie stronie akt do przejrzenia oraz wydanie jej przedmiotów lub dokumentów złożonych w sprawie albo wydanie dokumentów na podstawie akt może nastąpić po wykazaniu przez nią tożsamości, a co do innych osób niż strona- po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów postępowania sądowego( pełnomocnik, obrońca).

Przewodniczący posiedzenia może zarządzić wydanie lub przesłanie akt biegłemu, jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy. Jeżeli osoba uprawniona do przejrzenia akt jest pozbawiona wolności, przewodniczący wydziału może zarządzić na jej wniosek przesłanie akt do zakładu karnego lub aresztu śledczego, chyba że szczególne względy przemawiają za umożliwieniem tej osobie przejrzenia akt w sekretariacie sądu. Zarządzając wydanie lub przesłanie akt przewodniczący wydziału wyznacza termin, w którym akta powinny być zwrócone, a w określonych wypadkach , poleca aby przejrzenie akt odbyło się pod nadzorem funkcjonariusza.

Zasady organizacji i rejestrowania pism i dokumentacji w sprawach zawierających  informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

 

Rejestr zmian dla: Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa